Advies
We luisteren eerst. Daarna schetsen we samen je belroute: wie neemt op, wanneer, en waar gaat een oproep heen als niemand opneemt.
Zakelijk Business · voor groeiend mkb (10 tot 50 medewerkers)
Maak het klanten gemakkelijk om je te bereiken.
Met openingstijden, een keuzemenu en wachtrijen geef je inkomende gesprekken een duidelijke route. We kijken samen wat jouw organisatie nodig heeft, zonder meer functies toe te voegen dan nodig is.
Keuzemenu
De beller hoort een korte begroeting en kiest met een toets: 1 voor storingen, 2 voor een offerte, 3 voor de administratie.
Keuze 1: Storingen
Het storingsteam gaat tegelijk over. Is iedereen in gesprek, dan wacht de beller in de wachtrij.
Buiten openingstijden
De beller hoort wanneer jullie weer open zijn en kan een bericht inspreken.
Voorbeeld. Welke keuzes en tijden passen, bepalen we samen.
Klinkt dit bekend?
Hoe sturen jullie klanten naar de juiste afdeling?
Bij tien of meer collega’s is niet elke oproep voor dezelfde persoon. Dan telt elke stap die een beller extra moet nemen.
“Klanten worden drie keer doorverbonden.”
Wie opneemt, weet niet altijd wie moet helpen. De klant legt zijn vraag opnieuw uit en haakt af.
“Op drukke momenten loopt het vast.”
Een beller hoort een bezettoon of belt eindeloos over, terwijl een andere afdeling juist stil is.
“We weten niet hoeveel oproepen we missen.”
Zonder overzicht blijft het een gevoel. Je ziet niet waar of wanneer klanten je niet bereiken.
Zo loopt een oproep
Een duidelijke route van beller naar collega
Een beller kiest zelf de afdeling in een keuzemenu: een korte boodschap waarin hij met een toets zijn keuze maakt. Elke afdeling heeft eigen openingstijden, collega’s en regels voor als niemand opneemt.
Wij helpen je de route zo kort en duidelijk mogelijk te houden. Je ziet het belplan eerst op papier, voordat we iets instellen.
Wat je kunt instellen
- Een keuzemenu waarmee de beller zelf de juiste afdeling kiest
- Belgroepen per afdeling, met eigen collega's en regels
- Een wachtrij met melding, in plaats van een bezettoon
- Openingstijden per afdeling, plus feestdagen en bijzondere dagen
- Voicemail per afdeling, als e-mail bij de juiste mensen
- Inzicht in gemiste oproepen, om je belplan op te baseren
- Wijzigingen aan het belplan die wij voor je uitvoeren, volgens de serviceafspraken
Binnen openingstijden
De beller hoort de begroeting en kiest Verkoop, Support of Administratie.
Keuze Support
Het supportteam gaat tegelijk over. De collega die opneemt, helpt de klant verder.
Is iedereen in gesprek?
De beller hoort dat jullie er zo aan komen en wacht in de wachtrij tot een collega vrij is.
Wacht de beller te lang?
Dan kan hij een bericht inspreken. Het team krijgt dat als e-mail.
Achteraf
In het overzicht zie je welke oproepen zijn gemist, zodat je het belplan kunt bijstellen.
Voorbeeld. Aantallen, tijden en afdelingen stellen we samen met je in.
Dienstverlening
Wat wij voor je regelen
Bij een groeiend bedrijf verandert er steeds iets. Wij begeleiden de inrichting en het beheer, zodat jouw team zich kan richten op de klant.
Inrichting
We zetten je nummers, belgroepen en tijden voor je klaar en testen het samen met je, voordat je ermee aan de slag gaat.
Uitleg
Je team weet hoe het werkt: hoe je opneemt, doorverbindt en je beschikbaarheid aanpast. In gewone taal, zonder jargon.
Ondersteuning
Persoonlijke hulp op afgesproken momenten. Wil je dat wij ook het beheer doen, dan kan dat als optie.
Goed om te weten
Niet meer functies dan nodig
Meer keuzes in het menu zijn niet altijd beter. Vaak werken drie of vier keuzes het prettigst voor de beller. We kijken met je welke indeling bij jouw klanten past.
De offerte laat apart zien: het aantal gebruikers en nummers, eventuele Teams- of CRM-koppelingen, toestellen, service en inrichting. Koppelingen bespreken we na een korte check van je situatie en begroten we apart. Jullie bellen met 500 Nederlandse belminuten per gebruiker per maand, gezamenlijk voor de organisatie (fair use). Uitzonderingen lichten we vooraf toe.
Zo werken we
Van eerste gesprek tot een duidelijke route voor je klanten
1
Stap 1
Kennismaken
We bespreken waar het nu misgaat of wat je wilt verbeteren: je nummers, je team en de momenten waarop klanten je moeilijk bereiken.
2
Stap 2
Voorstel en belplan
Je krijgt een schets van je belroute en een offerte waarin staat wat is inbegrepen en wat apart wordt begroot.
3
Stap 3
Inrichting
We richten nummers, belgroepen en tijden in, begeleiden zo nodig je overstap en testen het samen met jou.
4
Stap 4
Ondersteuning
Na de oplevering blijven we aanspreekbaar. Je krijgt persoonlijke hulp op afgesproken momenten.
Liever eerst even bellen? 085 226 2344
Goed om te weten
Veelgestelde vragen over Zakelijk Business
Staat je vraag er niet bij? Stel hem direct.
Hoeveel keuzes mag een keuzemenu hebben?
Kort is prettiger. Voor de meeste bedrijven werken drie of vier keuzes. Hoe meer opties, hoe langer de beller moet luisteren. We kijken met je welke indeling bij jouw klanten past en passen die later aan als dat nodig is.
Wat gebeurt er als niemand opneemt in de wachtrij?
Dat bepaal je samen met ons. De beller kan bijvoorbeeld na een afgesproken tijd een bericht inspreken, dat het team als e-mail ontvangt, of de oproep gaat naar een andere afdeling.
Kunnen jullie het belplan voor ons beheren?
Ja. Wij begeleiden de inrichting en kunnen ook het beheer doen. Basisondersteuning is inbegrepen; extra beheer en ondersteuning zijn een optie. Wat bij welke service hoort, lees je bij Werkwijze en service.
Kunnen we vanuit Microsoft Teams bellen of in ons CRM zien wie er belt?
Dat kan, na een korte check van jullie situatie. Beide zijn aparte, betaalde uitbreidingen die we vooraf begroten. Lees meer bij Bellen vanuit Microsoft Teams.
Ook interessant
Andere oplossingen
Voor zelfstandig ondernemers
Eén zakelijk nummer op je mobiel, via de app of webphone. Je scheidt werk en privé en klinkt professioneel als je klant belt.
Voor teams van 2 tot 10 medewerkers
Je team is samen bereikbaar via één nummer. Met belgroepen, openingstijden en doorschakelen komt elke oproep bij een beschikbare collega.
Voor organisaties die al met Teams werken
Telefonie die aansluit op hoe jullie al werken. Na een korte check van je situatie bespreken we wat er kan; de koppeling is een aparte, betaalde uitbreiding.
Zullen we je belplan eens uittekenen?
Vertel hoe klanten je nu bellen en waar het misgaat. Wij schetsen een belroute waar je op kunt reageren.
Liever direct bellen? 085 226 2344
We nemen binnen één werkdag contact met je op.