Belgroep
Een groep collega’s waar de oproep naartoe gaat. Ze gaan tegelijk over, of een voor een.
Belplan
Een belplan: wie neemt op, en wanneer?
Een belplan beschrijft wat er gebeurt als iemand je belt: wie neemt op, op welke tijden, en waar gaat de oproep heen als niemand opneemt. Wij tekenen het met je uit en stellen het voor je in.
Wie neemt op?
Eén persoon of een groep collega's die tegelijk overgaat.
Op welke tijden?
Je openingstijden, de lunch en de feestdagen.
Wat als niemand opneemt?
De oproep gaat door naar een collega, je mobiel of voicemail.
Wat hoort de beller?
Een korte begroeting en, bij grotere teams, een keuzemenu.
Waar komt een bericht terecht?
In je mailbox, zodat je kunt terugbellen.
Dit leggen we samen vast, in gewone taal.
Klinkt dit bekend?
Waar gaat het mis als iemand belt?
Een belplan lost geen technisch probleem op. Het lost een afspraak op die nog niet gemaakt is.
“De enige die het weet, is er niet.”
Alle oproepen komen bij één persoon binnen. Is die bezig of onderweg, dan blijft de telefoon overgaan en weet de klant niet wat hij moet doen.
“Iedereen hoort de telefoon, en denkt dat een ander opneemt.”
Zonder afspraak gaat het toeval beslissen. Soms nemen twee collega’s tegelijk op, soms niemand.
“Na sluitingstijd gebeurt er niets.”
De beller hoort alleen een toon, of een lege voicemail. Hij weet niet wanneer je weer open bent en of hij moet wachten of terugbellen.
Wat is een belplan?
De vier bouwstenen
Een belplan bestaat uit een paar keuzes. Hoe je ze combineert, hangt af van je team. Veel kleine bedrijven komen een heel eind met de eerste twee.
Openingstijden
Per dag, en per feestdag, stel je in wat er gebeurt. Buiten die tijden volgt de oproep een andere route.
Doorschakelen
Neemt niemand op, dan gaat de oproep na enkele seconden naar een ander: een collega of je mobiel.
Keuzemenu en wachtrij
Bij grotere teams kiest de beller een afdeling. Is iedereen aan de lijn, dan wacht hij met een melding.
Voorbeeldroutes
Drie voorbeelden van een belroute
Zo kan een belplan eruitzien voor drie soorten bedrijven. Het zijn voorbeelden, geen pakketten: jouw route past bij jouw werkdag.
Zzp: één nummer, één persoon
Je werkt alleen en bent vaak onderweg.
Binnen je werktijden
Je zakelijke nummer gaat over op je mobiel, in de app of via de webphone.
Na 20 seconden
Neem je niet op? Dan hoort de beller je voicemail. Jij krijgt het bericht als e-mail.
Buiten je werktijden
De beller hoort wanneer je weer bereikbaar bent en kan een bericht inspreken.
Voorbeeld. Tijden en teksten stel je zelf in.
Team van vijf: samen bereikbaar
Je hebt een klein team zonder vaste receptie.
Binnen openingstijden
Belgroep Team: alle vijf gaan tegelijk over, in de app of op een toestel.
Na 20 seconden
Neemt niemand op? Dan gaat de oproep naar de mobiel van de eigenaar.
Buiten openingstijden
De beller hoort een korte boodschap en kan inspreken. Het bericht komt als e-mail bij het team.
Voorbeeld. Wie wanneer opneemt, bepalen we samen.
Mkb met keuzemenu: de juiste afdeling
Je hebt meerdere afdelingen en veel oproepen.
Binnen openingstijden
De beller hoort een begroeting en kiest: 1 verkoop, 2 administratie, 3 ondersteuning.
Is iedereen aan de lijn?
De beller hoort dat hij in de wachtrij staat en wacht tot een collega vrij is.
Na 60 seconden
De oproep gaat naar een collega van een andere afdeling, of de beller laat een bericht achter.
Buiten openingstijden
Een boodschap met je openingstijden. Inspreken kan.
Voorbeeld. Keuzes en tijden passen we aan op jouw bedrijf.
Dienstverlening
Wat wij voor je regelen
Een belplan opstellen is eenvoudig als je weet wat je wilt. Wij helpen je daar te komen en stellen het daarna in.
Advies
We luisteren eerst. Daarna schetsen we samen je belroute: wie neemt op, wanneer, en waar gaat een oproep heen als niemand opneemt.
Inrichting
We zetten je nummers, belgroepen en tijden voor je klaar en testen het samen met je, voordat je ermee aan de slag gaat.
Uitleg
Je team weet hoe het werkt: hoe je opneemt, doorverbindt en je beschikbaarheid aanpast. In gewone taal, zonder jargon.
Ondersteuning
Persoonlijke hulp op afgesproken momenten. Wil je dat wij ook het beheer doen, dan kan dat als optie.
Goed om te weten
Een belplan zorgt niet dat er altijd iemand opneemt
Het zorgt dat je vooraf hebt bepaald wat er gebeurt, ook als niemand kan opnemen. Een belplan werkt zo goed als de afspraken in je team: bij vakantie of ziekte pas je het aan.
Welke functies je gebruikt, hangt af van je situatie. Een keuzemenu of wachtrij is voor een team van vijf zelden nodig, voor een groter bedrijf wel. Op de offerte staat precies wat erbij hoort.
Zo stellen we het op
Samen van schets naar werkend belplan
Je hoeft niets voor te bereiden. We beginnen bij hoe het nu gaat en bouwen vandaar verder.
1
Stap 1
Jij vertelt hoe het nu gaat
Wie neemt op, op welke tijden en waar loopt het vast? Een paar vragen is genoeg om te beginnen.
2
Stap 2
Wij tekenen de route uit
Je krijgt een schets zoals hierboven. Jij past aan, tot het klopt met jouw werkdag.
3
Stap 3
We stellen in en testen
We zetten het voor je klaar en bellen samen een paar keer. Later wijzigen kan, volgens de serviceafspraken.
Liever eerst even bellen? 085 226 2344
Moet ik al weten hoe mijn belplan eruit moet zien?
Nee. We beginnen bij hoe het nu gaat en maken samen een schets. Je hoeft geen termen te kennen.
Kan ik het belplan later aanpassen?
Ja. Een nieuwe collega, andere openingstijden of vakantie: het belplan past mee. Welke wijzigingen je zelf doet en welke wij voor je doen, hangt af van je serviceafspraken. Zie Werkwijze en service.
Wat gebeurt er als niemand opneemt?
Dat bepalen we samen: eerst naar een andere collega, dan naar je mobiel, dan naar voicemail of een bericht. Niemand kan beloven dat elke oproep wordt opgenomen. Wel weet je vooraf waar elke oproep terechtkomt.
Heb ik een keuzemenu nodig?
Meestal pas bij grotere teams of meerdere afdelingen. Voor een team van vijf volstaat vaak een belgroep. Een keuzemenu is een gesproken menu waarin de beller een cijfer kiest.
Ook interessant
Welke oplossing past bij jou?
Voor zelfstandig ondernemers
Eén zakelijk nummer op je mobiel, via de app of webphone. Je scheidt werk en privé en klinkt professioneel als je klant belt.
Voor teams van 2 tot 10 medewerkers
Je team is samen bereikbaar via één nummer. Met belgroepen, openingstijden en doorschakelen komt elke oproep bij een beschikbare collega.
Voor groeiend mkb, 10 tot 50 medewerkers
Klantcontact met een duidelijke route: keuzemenu, wachtrij met melding, openingstijden en inzicht in gemiste oproepen.
Voor organisaties die al met Teams werken
Telefonie die aansluit op hoe jullie al werken. Na een korte check van je situatie bespreken we wat er kan; de koppeling is een aparte, betaalde uitbreiding.
Zullen we jouw belroute uittekenen?
Vertel kort hoe het nu gaat. Je krijgt een schets van een belplan dat bij je team past.
Liever direct bellen? 085 226 2344
We nemen binnen één werkdag contact met je op.